Es gibt viele Situationen, wieso man eine Buchhaltungssoftware benötigt. Ein Grund ist, dass man eine Firma gründet, die bestehende Software ist nicht mehr den Bedürfnissen Ihres Business gewachsen oder Sie möchten die Buchhaltung selber erstellen, damit Sie die Kosten von Ihrem Buchhalter sparen können. Vergessen Sie nie, jede Firma ist auch in der Buchhaltung anders als die anderen Firmen. Deshalb ist es wichtig, mit dem Software Lieferant ehrlich und ausführlich zu kommunizieren. Was ein Supporter nicht weiss, kann er auch nicht wissen und implementieren! Kaufen Sie bitte nicht einfach das günstigste, denn meistens kaufen Sie dann später nochmals eine Software, die auch Ihr Business abbilden kann.

Microsoft und IBM versuchte diese Technik schon vor Jahren zu verkaufen. Seit dem Jahre 2011 machen grosse Softwarefirmen kräftig Werbung für ihre Cloud-Dienste. Das heisst, die Software wird nicht bei Ihnen im Betrieb installiert, sondern Sie beziehen die Software von einem Dienstleister oder aus einem Rechenzentrum über das Internet: Sprich aus der Cloud. Diese Lösung hat einige sehr gute Vorteile: Keinen eigenen Server, keine teure Investition der Software und keine Wartung/Update der Software. Sie zahlen nur das, was Sie nutzen.

Das Pflichtenheft besteht aus den Bedürfnissen Ihres Businessalltags. Demnach sollte dies auch mit den betroffenen Personen zusammen erarbeitet werden. Der Blick in die Zukunft der Firma ist ein Muss für das Pflichtenheft. Ein seriöses Pflichtenheft ist zeitintensiv und verändert sich ständig beim Erarbeiten. Interne/ branchenspezifische Abkürzungen oder Fremdwörter führen immer zu Verwirrung. Schreiben Sie wenn möglich in Sätzen, die jeder Externe verstehen kann.

Laden Sie kein bestehendes Pflichtenheft aus dem Internet herunter und ändern Sie die Musterfirma auf Ihren Firmenname. So senden Sie ein Pflichtenheft mit zum Beispiel 32 Seiten an die Softwarehersteller und freuen sich dann auf eine Antwort! So ein Pflichtenheft erkennt man schnell und verärgert nur Ihren künftigen Partner. Der Softwarehersteller schickt Ihnen dann einen Fragebogen zurück, den Sie dann gar nicht verstehen! Es macht auch keinen Sinn Wörter aus IT Zeitschriften oder dem Internet abzuschreiben, damit es besser aussieht.

Am liebsten alles über die Schnittstelle einlesen. Das hört sich einfach an, ist es aber in Wirklichkeit nicht. Es braucht eine gute Vorbereitung mit einigen Sitzungen/ Telefonate und mehreren Tests. Dies ist zeitintensiv und sehr teuer, so dass man den Kosten-Nutzen-Faktor anschauen muss.

Beim täglichen Arbeiten mit eingelesen Daten, ist zu beachten, das auch diese kontrolliert werden müssen.

Im Grunde sind alle Buchhaltungsprogramme gleich. Am Schluss zeigt es eine Bilanz und Erfolgsrechnung, welche anzeigen, ob das Jahr gut oder schlecht war. Dies bedeutet aber nicht, dass im Hintergrund gleich gearbeitet wurde. Man kann leider keine Buchhaltungsdaten einfach in ein neues Transferieren und weiterarbeiten. Das einzige was man meistens aber auch nur zum Teil importieren kann, ist der Artikelstamm und Adressen. Genau diese Stammdaten müssen vor dem Import angeschaut werden, damit man nicht Altlasten importiert.

„Alles Gratis“ ist nicht die Lösung! Alles hat seinen Preis. Von einem Dankeschön kann niemand leben (es wäre zwar schon schön, dass man wieder mal nach einer Hilfestellung dem Supporter ein Dankeschön sagen kann). Je mehr Sie bei einem Projekt mithelfen, werden die Ausgaben/Aufwände auch kleiner.
Wir erleben es dauernd, dass die Mitarbeitenden statt zu denken einfach den Supporter anrufen. So wird leider kein Budget eingehalten und am Schluss heisst es dann: Aber Sie sind ja teurer als offeriert, das Zahlen wir nicht. Oder die Supporter werden, so mit der Hilfestellungen Ihrer Mitarbeitenden belästigt, dass sie mit keiner Arbeit nach kommen. Auch Ihre Mitarbeitende können einander helfen. Meistens scheitert es an der internen Kommunikation, da die einen Mitarbeitenden nicht mit den Anderen reden.

Natürlich kommt es auf die Grösse des Projekts an. Wie wichtig ist mir die Software, wenn man eine Auftragsbearbeitung oder sogar eine Produktions-Planung einsetzen möchte, ist es sehr wichtig, dass es die richtige Software ist. Also eine Investition in die Zukunft Ihrer Firma. Demnach muss man auch Geld für dieses Projekt in die Hand nehmen. Wenn Sie bei grösseren Projekten dem neuen Partner ein Budget bekannt geben, rechnen Sie minimum ein Drittel Reserve mehr. Dann überascht Sie die Schlussrechnung nicht. Denn auch der neue Partner kann nur aus seiner Erfahrung die Kosten schätzen.

Wieso in die Ferne schweifen, wenn das Gute so naheliegt? Was wir damit meine ist, fragen Sie Ihren jetzigen Softwarehersteller (nicht Vertriebspartner), ob es Updates gibt oder neue Programme, die Ihre Bedürfnisse abdecken könnte. Fragen Sie mal andere die eine Firma haben. Was setzen die für Softwares ein und deren Meinung zur Software. Vergessen Sie aber nie, wenn andere über eine Software fluchen, heisst das noch lange nicht, dass die Software schlecht ist. Die Software wurde vielleicht von einem schlechten Vertriebspartner eingerichtet/geschult oder nie aktualisiert. Wie immer, das Zwischenmenschliche ist an erster Stelle, wenn es nicht stimmt, ist halt die Software schlecht.

Wurde bei den Offerten auf das Pflichtenheft eingegangen? Sind alle Muss Bedingungen erfüllt worden? Hat die Software auch Ausbaumöglichkeiten in dem sie bei Nice to have auch Punkten kann?
Jetzt könnten schon einige vielleicht rausfallen. In einer Offerte sollte auch mal stehen: „Leider kann unsere Software dies nicht“. Wenn dieser Punkt Ihnen vielleicht auch für Sie doch nicht so ein wirkliches Muss ist, können Sie diese Offerte auch weiter in die zweite Runde lassen. Dieser Offerten-Ersteller ist ehrlich und dies ist auch in der Zukunft wichtig für Sie.

Schreiben Sie zu jeder Offerte Ihre Eindrücke auf (sinnvolle Texte und so weiter).
Schreiben Sie Fragen zu den Offerten auf, die Sie später für das erste Telefonat brauchen.
Schreiben Sie auch einige Fragen auf die Sie allgemein zum Thema neue Software auf, wie zum Beispiel:
Wie viele Mitarbeitende arbeiten beim Hersteller der Software?
Wielange gibt es diese Software schon?
Gibt es viel Supporter Firmen für diese Lösung und kann man auch wechseln?

Am besten machen Sie eine Excel Tabelle mit Ihren Eindrücken und Feststellungen (Spalten: Offerten Firmenname / Muss Punkte erfüllt in % / Nice to have Punkte erfüllt in % / Bemerkung zu Muss Punkte / Bemerkung zu Nice to have Punkten / Eigener Eindruck / Preis der Software / Preis der Einführung / Preis des Update). So können Sie einen groben Eindruck auf das wesentliche reduzieren und als Stütze für Ihre Entscheidung verwenden.

Mittels Ihrem Excel-Liste können Sie eine Spalte Top 10 einführen. Diese Liste können Sie anschliessend für Ihre ersten Anrufe bei den Offerten Steller benötigen. Es ist meiner Meinung nach sehr wichtig, was Sie denken, da Sie die Offerten Steller ja noch nicht kennen, lassen Sie auch diese Top 10 Spalte und machen Sie eine zweite die Sie nach dem Telefonat erstellen. Mal schauen ob die Spalte noch gleich ist.

Bei dem Thema Offerten Vergleich haben Sie einige Fragen zusammengestellt. Machen Sie ein Word-File mit einem Telefonablauf und den Fragen, so dass Sie gleich Ihre Notizen zu dem Gespräch erfassen können. So haben Sie auch einen Vergleich zu den Telefonaten, in dem Sie immer den gleichen Ablauf haben. Klar ist, dass es zu jeder Offerte noch spezifische Fragen gibt, die Sie auch genau gleich aufschreiben.

Wichtige Notizen:
Vergessen Sie nicht aufzuschreiben, mit wem Sie telefoniert haben und wann. Ging es allenfalls lange bis der Verkäufer oder Supporter Ihnen zurückgerufen hat. Bei Offerten einholen am Anfang (schriftlich), ist die Zeit weniger wichtig, lassen Sie den Firmen minimum eine Woche Zeit, bis Sie Ihnen eine Offerte senden. Aber bei dem Call back, ist es halt schon so, dass Sie im Hinterkopf denken, wenn diese Firma schon 2 Tage braucht bis Sie mich kontaktiert, hat die dann im Supportalltag auch so lange.

Die Zeit vergeht schnell:
Bis Sie alle Firmen abtelefoniert haben, vergeht schon eine Zeit. Sagen Sie deshalb den Firmen am Telefon, dass Sie noch einige Mitbewerber auch unter die Lupe nehmen und Sie sich dann wider melden. Sie werden sonst von den Firmen mit Anrufen und E-Malis belagert. Deshalb ist es auch wichtig, den Firmen zu sagen, wenn Sie nicht mehr im Rennen sind, wieso dass Sie nicht mehr bei den letzten Entscheidungen dabei sind oder gegen wen Sie verloren haben.

Vorführungen der Programme sind nicht immer kostenlos, je nach Komplexität werden sehr hohe Kosten für den Offerten Ersteller verursacht, diese werden bei einem Kauf der Software hinfällig. Es muss auch entschieden werden, ob überhaupt eine Person vorbeikommen muss, oder ob es nicht gleich online vorgeführt werden kann.

Termin vor Ort:
Wie schon angesprochen, wegen einer einfachen Finanzbuchhaltung muss niemand vor Ort erscheinen. Natürlich, bei grösseren Projekten ist eine erste Sitzung gut einen halben Arbeitstag einzurechnen. Auch da müssen Sie sich im Vorfeld überlegen, was Sie von der Software sehen wollen und was nicht. Analog dem ersten Telefonat immer einen Ablauf erstellen und Spezifische Fragen zur Software und der Offerte aufschreiben. Nicht nur Sie machen sich einen Eindruck von der Person die vorbei kommt, sondern auch die Person die zu Ihnen kommt.

Termin eine online Demo:
Heute geht dies fast ohne Probleme. Der Offerten Steller gibt entweder seinen Bildschirm frei oder kommt auf Ihren Bildschirm. Per Telefon erklärt er Ihnen die Software und gibt Ihnen auch gleich einen Demo-Zugang. Der Ablauf ist genau gleich, die Person kann Ihnen einfach nicht in die Augen sehen. Diese Möglichkeit spart beiden Parteien viel Zeit und Geld.

„no go“ ist Rabatt schinden:
Jeder erledigt seinen Job und möchte diesen auch mit Freude machen. Wenn von Anfang an eine Spannung zwischen Ihnen und dem Offerten Steller in der Luft liegt, kommt es früher oder später zu einem Problem.

In der Auftragsbestätigung sind Preise für die Software und Preise für die Dienstleistungen enthalten. Was aber zu beachten ist, was nicht in der Auftragsbestätigung enthalten ist. Ebenfalls muss man bei den Preisen für die Einführung achten, dass es nicht durch Missverständnisse den Preis übersteigt.

Vertragsbestandteile:
- Dienstleistungsbeschreib des Offerten Erstellers
- Stundenansätze des Offerten Erstellers
- Software Preis
- Software Update Preis
- Softwarehersteller Vertragsbedingungen
- Allgemeine Vertragssachen

Wichtige Ergänzung zu einer Auftragsbestätigung:
Bitte machen Sie einen Geheimhaltungsvertrag /Vertraulichkeitsvereinbarung zwischen Ihnen und der Support Firma. Regeln Sie auch, wer zu Ihren Servern oder bei einer Online Lösung auf Ihren Mandant Zugriff hat.

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wenn Sie im Nachhinein noch vieles mehr möchten oder stundenlang diskutieren, wie eine Rechnung gestaltet sein sollte, kann so der Einführungspreis nicht mehr eingehalten werden kann. Auch jedes Mal „nur noch kurz“ ist schnell dann ein oder mehrere Tage, die Sie bezahlen müssen.

Preis Leistung:
Nicht jeder Supporter ist gleich gut ausgebildet oder hat genügend Erfahrung. Jeder fängt mal an, nicht jeder hat schon über 20 Jahre Erfahrung wie ich. Aber auch mir passiert es mal, dass ich was schon lange nicht mehr gemacht habe und dann halt kurz nachdenken muss. Schwieriger ist es, wenn mal vor Jahren etwas „nicht Standard mässiges eingeführt wurde und dann ein anderer Supporter dies flicken muss“. Man kann dies also nicht wirklich messen, ausser der Supporter muss bei jeder Kleinigkeit nachfragen, dann muss man mit der Firma reden, ob man einen kleineren Stundenansatz bekommt (falls dies nicht von der Firma schon im Voraus gemacht wurde).

Koordination des Projektes „intern bei Ihnen“
Wie schon erwähnt, liegt es meistens an den eigenen Angestellten, die nicht Lust haben ein neues System zu lernen. Dies muss sofort unterbunden werden und auch vom Supporter gemeldet werden, sonst geht es nicht gut.

Meilensteine setzen! Das heisst, wann welche Etappe fertig ist und am Schluss der GoLive des neuen Systems erfolgen kann. Um diese Ziele zu erreichen, benötigt es Hand in Hand zu arbeiten. Eine Möglichkeit ist eine gemeinsame Excel-Liste mit den Punkten/Datum und vor allem wer macht was. Die Ziele müssen von beiden Parteien eingehalten werden, denn es ist wie bei einem Hausbau, der Maler kann nicht malen, wenn noch keine Wände da sind.

Feuerwehrübung:
Es kann nicht schon gestern fertig sein, wenn es erst heute anfängt. Mit der Meinung, wir sind ein Standard-KMU, da muss man ja nur kurz was einrichten. Das einzige was daran Standard ist, dass dies jeder meint, aber nie so ist. Klar gibt es Vorlagen eines KMU-Kontoplans, aber dieser verwendet keiner.
„Speed of Implementation“ benötigt viel Manpower und einen guten Strategen, der alles im Überblick hat. Man muss dann, bei der Einführung gewisse Sachen vernachlässigen, da es einfach keine Zeit bleibt. Die können aber dann im laufenden Betrieb noch nachgearbeitet werden.

Dies ist immer ein heikles Thema bei einigen Firmen! Was ein Supporter nicht weiss, kann er nicht einrichten. „Damit man eine Lohnbuchhaltung einrichten kann, muss der Supporter Lohndaten haben“.

Fragen über Fragen:
Sie müssen gefasst sein, dass der Supporter viele Fragen stellt und dies soll dann auch die entsprechende Ansprechperson wissen oder in nützlicher Zeit abklären können. Dies bestätigt wieder in der Realität, dass leider keiner Ihrer Firma Zeit hat, da die Einführung nebenbei gemacht wird. Dies ist für die Einhaltung nicht vorteilhaft und auch der Supporter hat immer weniger Freude daran.

Vertrauensvereinbarung:
Bei jeder Auftragsbestätigung sollte auch eine Vertrauensvereinbarung unterzeichnet werden, damit der Supporter vollen Zugang zu den projektrelevanten Daten hat. Dies gilt auch für die Zugriffe zu Ihrem System.

Protokollierung der Datenübergaben:
Wenn Originaldaten an den Supporter übergeben werden, machen Sie dies bitte schriftlich fest oder geben Sie nur Kopien raus. Bei Projekten gehen schnell Daten/Papiere unter. Lieber eine Kopie abgeben, dann sind beide Parteien aus dem Schneider.

Eine intensive E-Mail und Telefonate Zeit kommt auf Sie und den Supporter zu. Dies hat damit zu tun, dass nicht alle Beteiligten vom selben reden oder wissen. Sie wissen nicht was die einzelnen Programme wirklich können und der Supporter weiss nicht wie Sie es gerne möchten. Diese Situationen können auch in sehr negativen Stimmungen ausharren. Zumal auch noch die Konstellation des Zeitdruckes und wieder einmal das Zwischenmenschliche gerne in den Vordergrund rückt. Konstellation Fachperson und „einfacher Mittarbeiter/in“ ist für alle schwierig.

Testen:
Der Supporter hat sicher vielleicht eine ähnliche Konstellation bei einem anderen Kunde gehabt, aber jeder Kunde hat seine Eigenheiten. Geben Sie dem Supporter auch Zeit was zu testen oder abzuklären. Vor allem wenn Sie das Projekt zu spät angefangen haben, dafür kann der Supporter nichts. Menschen sind keine Maschinen.

Schulung:
Eine Putzfrau kann keine Fachbegriffe der Buchhaltung verstehen! Setzen Sie nur die fachlichen Mitarbeiter für die Schulungen ein. Es macht alles nur schlimmer, wenn man zuerst noch Buchhaltung erklären muss. Grundbegriffe oder Fachwissen sind Voraussetzung dafür.

Jetzt geht es los! Buchen, Aufträge eingeben, Kreditoren zahlen und die ersten Ergebnisse anschauen. Das System füllt sich mit Daten. Jetzt kommen die Feinheiten zum Zuge. Listen oder Auswertungen machen nun Sinn und können auch gestaltet werden. Aber auch da, bitte nicht die Zeit vergessen. Jede Stunde kostet was. Mit Auswertungen nach Wünschen, die nicht aus dem System als Standard mitgeliefert werden, sind aufwändig und da geht schnell mal ein oder zwei Tage Arbeit auf die Rechnung.

Fehler in dem Ablauf (Pflichtenheft):
Alles kommt spätestens jetzt ans Licht, ob der damalige Verkäufer der Software zu viel versprochen hat oder zur Überraschung noch mehr kann als erwartet (was natürlich Sie freut, geben Sie dieses Feedback auch an den Supporter weiter). Aber was, wenn es nicht das verspricht was es sollte? Wurde dies beim Testen übersehen? Der Schuldige muss her. Bitte überlegen vor dem Handeln!!!

Schnelles Handeln ist nun gefragt:
Wenn man miteinander den Fehler analysiert und zusammen an einer Lösung arbeitet, haben beide gewonnen. Böse E-Mails als erste Reaktion bringt nichts! Wahrscheinlich ist es nur eine kleinere Fleissarbeit um es zu korrigieren. Dies wird der Supporter mit Ihnen sicher korrigieren können und alles ist wieder gut. Einigt euch wegen den Kosten im Voraus und nicht im Nachhinein.